Gestisci gli affitti brevi
come se non esistessero
Check-in automatico in 6 lingue, codici porta smart, pulizie orchestrate, Alloggiati Web, tassa di soggiorno: tutto in un'unica app.
Pensato per host privati, property manager, gestori di B&B e agenzie con più strutture.
Costruito da chi gestisce affitti brevi a Roma da oltre 10 anni, nato dalla gestione reale di Vatican Apartment Suite.
📱 Disponibile anche su iPhone e iPad
⚡ Setup guidato con assistenza dedicata · 🎁 Nessuna carta richiesta · ❌ Disdici quando vuoi · 🔐 Dati criptati EU
Tutto Vatican Suite, in tasca
Gestisci prenotazioni, pulizie e check-in dal tuo iPhone o iPad. Notifiche push istantanee per ogni nuova prenotazione, chat WhatsApp ospiti integrata, foto delle pulizie con un tap.
- ✓ Dashboard real-time: pulizie del giorno + 30 giorni di prenotazioni
- ✓ Chat WhatsApp ospiti: rispondi senza uscire dall'app
- ✓ Check-in con foto documento: bastano 30 secondi
- ✓ Smart Lock: codici porta dinamici via Tuya
- ✓ Sync istantaneo con dashboard web
App ID Apple: 6764620099 · Bundle: app.vatican.suite
Per chi è pensato Vatican Suite
Se gestisci almeno un appartamento in affitto breve, probabilmente ti riconosci in uno di questi profili.
Host privati
1–3 appartamenti
- ✓Vuoi smettere di rispondere a WhatsApp a tutte le ore
- ✓Gli ospiti arrivano alle 22 e non c’è nessuno ad accoglierli
- ✓Alloggiati Web e tassa di soggiorno ti rubano ore ogni settimana
- ✓Cerchi un’app unica al posto di Smoobu + Excel + PayPal + Tuya + Questura
Property manager
5–50 unità di terzi
- ✓Gestisci case di proprietari diversi e devi renderne conto a ognuno
- ✓Servono report mensili per commercialista e proprietario
- ✓Staff operativo distribuito: serve chi vede cosa
- ✓Ogni canale (Booking, Airbnb, Vrbo) ha il suo workflow: qui si unifica
Gestori di B&B
Struttura piccola, aperta 365 giorni
- ✓Check-in ogni giorno dell’anno, anche festivi
- ✓Serve un workflow pulizie con allocazione stanze precisa
- ✓Comunicazioni ospiti in più lingue (Booking porta prenotazioni da tutto il mondo)
- ✓La tassa di soggiorno va calcolata, incassata e versata: qui è automatico
Agenzie affitti brevi
10+ unità con team
- ✓Hai receptionist, housekeeping, contabilità: servono ruoli separati
- ✓Ogni persona deve vedere solo quello che le serve
- ✓Report finanziario con revenue, commissioni, tasse per commercialista
- ✓Scalabilità: aggiungi appartamenti senza aggiungere caos
Cosa fa Vatican Suite
Nove automazioni che lavorano insieme, non nove app diverse da tenere aperte.
Check-in automatico
WhatsApp AI multilingua (Claude) risponde agli ospiti in 6 lingue, invia benvenuto, istruzioni, raccoglie documenti — live 24/7 senza il tuo intervento.
Codici porta dinamici
Vatican Suite non solo genera e comunica i codici al cliente: li programma direttamente sulle serrature elettroniche Tuya. Codice temporaneo univoco, attivo dal check-in, disattivato al check-out.
Alloggiati Web (Questura)
Raccolta documenti ospiti via portale guidato + validazione coerenza, generazione file TXT formato Questura di Roma e invio automatico entro 24 ore. Zero re-digitazione manuale.
Tassa di soggiorno end-to-end
Calcolo per città (8 città preset), link pagamento inviato all’ospite, incasso PayPal/Stripe tracciato, e generazione file per portale ROS1000 (comunicazione mensile al Comune): tutta la filiera gestita.
Pulizie orchestrate
Programma staff giornaliero, allocazione stanze intelligente (camera + divano letto + culla bambini), foto prima e dopo obbligatorie.
Channel manager sync
Smoobu centralizza Booking, Airbnb, Vrbo e sito diretto. Vatican Suite aggiunge tutto quello che Smoobu non fa: comunicazioni cliente, pulizie, smart lock, tassa, Questura.
Documenti pronti
Identità ospite, contratto, fattura SDI, report Questura, report tassa ROS1000: tutto generato in automatico, firmato digitalmente, archiviato per 5 anni.
Notifiche staff
Brief Telegram quotidiano alle 07:00, email sintesi settimanale, alert immediato per emergenze o documenti mancanti.
Ruoli separati
Admin, operatori, receptionist, contabile, azienda pulizie: ciascuno accede solo a ciò che gli serve davvero.
Cosa succede in pratica, dal booking al check-out
Non è solo un gestionale: è l’intero team operativo che di solito serve una struttura ricettiva, condensato in un’unica piattaforma che lavora per te 24 ore su 24.
Il cliente prenota — e da quel momento riceve tutto
Appena arriva la prenotazione da Booking, Airbnb, Vrbo o sito diretto, Vatican Suite attiva il flusso di comunicazione completo: email di benvenuto multilingua, richiesta documenti identità, link per firmare privacy e regolamento, link per pagare la tassa di soggiorno, istruzioni dettagliate arrivo e check-in.
Una settimana prima dell’arrivo parte l’email riepilogativa con indirizzo, mappa, orari, contatti d’emergenza, regolamento. Due giorni prima e la sera prima scattano i promemoria. Il mattino del check-in arriva l’email con codice porta e istruzioni finali.
Se il cliente non completa il check-in online, Vatican Suite alza automaticamente la soglia di alert: notifica Telegram allo staff + messaggio WhatsApp all’ospite. Nessuna prenotazione cade nel dimenticatoio.
WhatsApp AI live 24/7, tarato sul singolo appartamento
Il bot WhatsApp risponde agli ospiti in 6 lingue (italiano, inglese, tedesco, francese, spagnolo, portoghese) con rilevamento automatico della lingua. Claude AI gestisce domande su orari, trasporti, regole, wifi, vicinato, ristoranti — con risposte cucite sul singolo immobile (indirizzo, numeri civici, regole condominiali, contatti staff corretti).
Le fasi che prima dovevano essere gestite a mano dallo staff — rispondere a domande, inviare istruzioni, ricevere documenti, confermare pagamenti, mandare il codice porta — ora avvengono in automatico. Lo staff interviene solo su casi complessi, con escalation Telegram immediata.
Ogni appartamento ha la sua personalità: indirizzo corretto, foto ambienti, codici wifi, orari check-in, regolamento dedicato. Il bot non confonde mai un appartamento con l’altro.
Codici porta: generati, comunicati e programmati sulla serratura
Qui sta la differenza tra un gestionale e un sistema operativo: Vatican Suite non si limita a generare un codice numerico e a inviarlo al cliente. Al momento giusto — definito dalla tua policy di check-in — chiama direttamente l’API della serratura elettronica (Tuya Smart Lock) e programma il codice fisicamente sul dispositivo installato alla porta.
Il codice è temporaneo, unico per quel soggiorno, valido solo tra check-in e check-out. Nessuno staff deve digitare codici a mano sulla tastiera della serratura. Nessuna chiave fisica da scambiare. Nessun codice dimenticato attivo dopo la partenza.
Se il cliente modifica l’orario di arrivo, il codice viene riprogrammato. Se cancella, il codice viene revocato. Se devi entrare tu, viene generato un codice staff separato con permessi diversi.
Tassa di soggiorno + Alloggiati + ROS1000: filiera completa
La tassa di soggiorno non è solo un calcolo da fare: è una filiera di adempimenti che Vatican Suite chiude dall’inizio alla fine. Calcolo automatico per città (Roma €6/persona/notte con esenzione <10 anni, max 10 notti — idem per altre 7 città preset). Generazione link PayPal o Stripe personalizzato. Invio al cliente via email + WhatsApp. Incasso tracciato in dashboard.
Poi il lato istituzionale: i documenti identità raccolti in fase di check-in online vengono validati per coerenza (nome, cognome, documento) e inviati automaticamente alla Questura via Alloggiati Web entro 24 ore dal check-in, come richiesto dalla legge.
A fine mese Vatican Suite prepara il file di comunicazione per il portale ROS1000 (il sistema del Comune di Roma per la rendicontazione mensile della tassa di soggiorno): numero ospiti, notti, esenzioni, importi. Tu lo scarichi e lo carichi — oppure lo affidi al commercialista con un export pronto.
Il risultato concreto
Prima avevi bisogno di staff dedicato per rispondere ai clienti, un’agenzia per Alloggiati Web, un commercialista che rincorresse la tassa di soggiorno, un fabbro o una tastierina per ogni nuovo ospite. Adesso tutto questo avviene in background: tu apri la dashboard al mattino e vedi cosa è già fatto, non cosa devi fare.
Tre canali, ciascuno al posto giusto
Non tutto si comunica via WhatsApp. Vatican Suite usa il canale giusto per ogni tipo di messaggio.
Telegram
Il canale interno dello staff. Nessun ospite ci entra.
- ▸Brief pulizie giornaliero alle 07:00
- ▸Nuova prenotazione arrivata da Booking o Airbnb
- ▸Cancellazione o modifica ospite
- ▸Alert urgenti: documenti non ricevuti, emergenza struttura
Il canale degli ospiti. E del tuo staff quando serve parlare con loro.
- ▸Check-in automatico Claude AI in 6 lingue
- ▸Benvenuto, istruzioni arrivo, codici porta
- ▸Richiesta documenti e link tassa di soggiorno
- ▸La receptionist può scrivere all’ospite quando serve
Conferme, report, documenti: il canale che arriva sempre.
- ▸Proprietario: report settimanale revenue, occupancy, MRR
- ▸Ospiti: conferma prenotazione e istruzioni pre-arrivo
- ▸Commercialista: export mensile IVA e tasse
- ▸Fatture Stripe automatiche, archiviate per 5 anni
Come parte Vatican Suite
Dal primo login all’automazione completa: cinque passi guidati.
🆕Crei l’account
Registrazione in 2 minuti. Account base Starter attivo subito. Nessuna carta richiesta per i primi 14 giorni.
🔌Connetti i canali
OAuth Smoobu (Booking, Airbnb, Vrbo) + PayPal o Stripe + Meta WhatsApp Business. Procedura guidata, 5 minuti per canale.
🏠Configuri appartamenti e codici porta
Per ogni appartamento imposti capienza stanze, divano letto, culla, foto ambienti, smart lock Tuya. La prima volta 10 minuti per appartamento.
✉️Scegli template e canali notifica
Scegli cosa mandare via Telegram, WhatsApp, email. I template base sono già pronti, personalizzi solo se vuoi.
🚀L’automazione parte
Dalla prenotazione successiva tutto gira da solo: ospiti, codici porta, pulizie, Alloggiati, tassa. Tu vedi solo il riassunto in dashboard.
Otto integrazioni native
Smetti di saltare tra app diverse: Vatican Suite parla direttamente con i sistemi che già usi.
Prezzi trasparenti
14 giorni di prova gratis. Disdici quando vuoi. Nessun setup fee nascosto.
Starter
Host privato, affittacamere
- ✓Fino a 5 appartamenti
- ✓1 utente staff
- ✓WhatsApp AI 6 lingue
- ✓Allocazione stanze intelligente
- ✓Check-in smart lock Tuya
- ✓Tassa di soggiorno PayPal
- ✓Email e Telegram giornalieri
- ✓Portale azienda pulizie base
- ✓Support email entro 24h
Pro
B&B, property manager
- ✓Fino a 15 appartamenti
- ✓3 utenti staff + azienda
- ✓Tutto dello Starter
- ✓Ruoli avanzati (receptionist, contabile)
- ✓Report finanziario + export commercialista
- ✓PDF professionale per proprietari
- ✓Override manuale dati ospiti
- ✓Editor festività custom
- ✓Foto prima e dopo illimitate
- ✓Priority support entro 24h
Agency
Agenzie, boutique hotel
- ✓Appartamenti illimitati
- ✓Utenti illimitati
- ✓Tutto del Pro
- ✓White-label (logo, dominio custom)
- ✓API access completa
- ✓Webhook custom + Zapier
- ✓SSO opzionale
- ✓Account manager dedicato
- ✓Training team in presenza (Roma)
- ✓SLA garantito 99.9%
Fatturato da GINGY s.r.l.s. · P.IVA 17817061009 · Viale Libia 167, 00199 Roma · Pagamento sicuro via Stripe
Fees Stripe: 1.4% + €0.25 per transazione carte UE. Nessun altro costo nascosto.
Domande frequenti
Le cose che ci chiedono più spesso prima di iniziare.
Come funziona il pagamento?▾
Il pagamento avviene via Stripe al momento dell’iscrizione. I primi 14 giorni sono gratis e non serve carta di credito. Al giorno 15 ti viene addebitato il piano scelto se non hai disdetto. Disdici con un click dalla dashboard, senza spiegazioni né penali.
Chi emette la fattura?▾
Le fatture sono emesse da GINGY s.r.l.s. (P.IVA 17817061009, sede Viale Libia 167, 00199 Roma), che è la società che fornisce il servizio Vatican Suite. La fatturazione è elettronica via SDI, archiviata automaticamente e disponibile nella tua area account entro 24h dal pagamento.
A chi è destinato Vatican Suite?▾
Host privati con 1–3 appartamenti, property manager con 5–50 unità di terzi, gestori di B&B con struttura aperta tutto l’anno e agenzie di affitti brevi con 10+ unità e team operativo. Se gestisci almeno un affitto breve, è probabile che ti serva.
Devo cambiare il mio channel manager?▾
No. Vatican Suite si integra sopra Smoobu, che resta il tuo hub centrale per Booking, Airbnb, Vrbo. Aggiunge quello che Smoobu non fa: WhatsApp AI, pulizie orchestrate, tassa soggiorno automatica, smart lock, Alloggiati Web.
Cosa succede se non uso Smoobu?▾
Puoi caricare manualmente le prenotazioni oppure importare XLS da Booking Extranet. Smoobu non è obbligatorio ma fortemente consigliato per automatizzare Booking, Airbnb e Vrbo. Stiamo lavorando a integrazioni dirette con i principali channel manager.
Posso condividere l’accesso con collaboratori?▾
Sì, Vatican Suite ha ruoli separati fin dal piano Starter (1 utente) e include fino a 3 utenti dal piano Pro. Receptionist, operatori pulizie, contabile vedono ciascuno solo la sezione che li riguarda. Piano Agency: utenti illimitati.
Come funziona il check-in automatico?▾
Alla prenotazione Smoobu invia email multilingua con portale ospite. 7 giorni prima dell’arrivo: email dettagliata con richiesta documenti e link tassa. Completato il check-in online: codice porta Tuya generato e inviato via email e WhatsApp. Il bot WhatsApp AI risponde in 6 lingue agli ospiti durante tutto il soggiorno.
Funziona con Alloggiati Web?▾
Sì. Dopo il check-in online, Vatican Suite compara dati anagrafici con documenti caricati, genera il file TXT formato Questura di Roma e lo carica via API Alloggiati Web entro 24 ore. Alert immediato se trova discrepanze.
Posso disdire quando voglio?▾
Sì, senza penali. Disdici dalla dashboard con un click: il servizio resta attivo fino alla fine del periodo già pagato. Zero rinnovi a tua insaputa. Conservi l’export CSV o JSON di tutti i dati.
I dati sono riservati?▾
Sì. Hosting EU (Supabase Frankfurt), dati criptati a riposo e in transito, audit log su ogni accesso, 2FA disponibile. Conforme GDPR: right to be forgotten, consent log ospiti, retention 5 anni configurabile.
Chi c’è dietro al progetto?▾
Vatican Suite è fornito da GINGY s.r.l.s., società italiana con sede a Roma. Il prodotto nasce dalla gestione reale di Vatican Apartment Suite Roma (3 appartamenti in affitto breve da oltre 10 anni) e oggi è offerto ad altri host che vogliono replicare lo stesso livello di automazione.
Pronto a riprenderti il tuo tempo?
14 giorni di prova gratis · Setup guidato con assistenza dedicata · Disdici con un click.
Nessuna carta richiesta.
Preferisci parlare? Scrivi a info@vatican-apartment-roma.com
Servizio fornito da GINGY s.r.l.s. · P.IVA 17817061009 · Roma